Author Image
12.10.2022Salli Kunnari

Näin laadit HRD-vuosikellon

Article Image

Tuntuuko siltä, että käynnissä on niin monta projektia ja hanketta, ettei perässä tahdo pysyä? Suistavatko yllättävät muuttujat suunnitelmat aina raiteiltaan? Riittämättömyyden tunne kalvaa helposti kehittämistyötä tekevää. Miten siis saada kokonaisuus haltuun ja tuloksia aikaan? Tässä blogissa kuvaan neljä askelta kokonaisvaltaisen HRD-vuosikellon laatimiseen.

Vuosikellolla vaikuttavuutta 

Moni suunnitelma on rationaalisella ajatuksen tasolla hyvä. Usein kuitenkin todellisuus iskee vastaan, kun sitä lähdetään viemään käytäntöön. Siksi olen vannoutunut vuosikelloihminen.

Vuosikello on yksinkertainen työkalu. Yllätyn joka kerta, kuinka vaikuttavia tuloksia sen avulla saadaan organisaatioiden kanssa aikaan.


Haluan heti aluksi korostaa, että vaikka puhun suunnittelusta ja suunnitelmista, omassa ajattelussani näitä termejä leimaa ketterän kehittämisen henki.
Suunnitelma ei ole kiinteä kartta, vaan pikemminkin raamit, joiden puitteissa on mahdollista toimia ketterästi. Kun hiekkalaatikon reunat ovat kaikille selvät, on mahdollista reagoida nopeammin muutoksiin. 

Kun tekemiseen saadaan rakennetta, mahdollistuu hallinnan tunne ja sitä kautta rauha. Mikä parasta, kehittämistyön johdonmukaisuus ja pitkäjänteisyys näkyvät positiivisesti myös henkilöstölle. 

Yhteisen ymmärryksen lisääjä 

Monesti kaaoksen tunne aiheutuu siitä, että organisaatiossa on meneillään monta päällekkäistä kehittämisprojektia ja ajankohtaista teemaa – oman kokemukseni mukaan jopa kymmeniä. Jos jokaisesta vielä vastaa eri henkilö, ei yhteistä näkyvyyttä kokonaisuuteen välttämättä synny helposti. 

Vuosikello auttaa avaamaan HR:n näkökulmaa muille organisaation tahoille ymmärrettävällä tavalla.


Koska asiat eivät tapahdu siiloissa, suunnittelutyöhön on hyvä ottaa mukaan tarpeeksi laaja joukko avainhenkilöitä HR:stä, johdosta ja muilta organisaation vastuualueilta. Vuosikellon avulla a
sioista on helpompi keskustella ja samalla perustella omia resurssitarpeita. 

Yksi vuosikellon vahvuuksista piilee sen visuaalisessa tavassa konkretisoida monimutkaisia asioita. Visuaalisessa muodossa esitetyt asiat usein myös jäävät paremmin ihmisten mieleen. Vuosikelloa ei tarvitse välttämättä lähteä askartelemaan itse, sillä netistä löytyy lukemattomia erilaisia vuosikellopohjia ja -työkaluja. 

Kahdeksan kärpästä yhdellä iskulla

Jotta vuosikellon laatimiseen saa helpommin kosketuspintaa, kuvaan tässä blogissa erään asiakkaamme tarinan. 300 työntekijän asiantuntijaorganisaation strategia uudistui ja havaittiin, että muutos tuo mukanaan uusia osaamistarpeita. HR ja johto halusivat selvittää, millaista henkilöstön osaaminen on tänä päivänä ja millaista osaamista tulevaisuudessa tarvitaan – yksilö-, tiimi- ja organisaatiotasolla. 

Yhteistyömme alkoi, kun osaamisen johtamista haluttiin lähteä uudistamaan Excelistä nykyaikaan. Vaikka tarve osaamisen kartoittamisesta oli selvä, emme oikaisseet suoraan osaamiskyselyn laatimiseen, vaan otimme alkavaan kehittämistyöhön kokonaisvaltaisen otteen vuosikellotyöskentelyn avulla. Tämä kannatti.

Yhden vuosikellosuunnitelman alla saimme aikaan tuloksia kahdeksan strategisesti tärkeän kehityskohteen parissa.

  1.    Kehityskeskustelumallin uudistaminen
  2.    Esihenkilötyön kehittäminen
  3.    Tiedolla johtaminen johtoryhmätasolla 
  4.    Osaamisen kehittäminen
  5.    Strategian toimeenpano
  6.    Valmentava johtaminen
  7.    Ketteröittäminen
  8.    Uuden intranetin käyttöönotto

Miten tämä tehtiin? Kuvaan seuraavaksi kokonaisvaltaisen HRD-vuosikellon laatimisen neljä askelta.  

1. Kartoita nykytila

Ensimmäisen vaiheen tarkoitus on hahmottaa kokonaiskuva. Mikä on organisaatiosi nykytila? Miltä arki HR-tiimissäsi näyttää? Millaisia käytäntöjä ja tulevia muutoksia tunnistat?

Kun kaikki muuttujat otetaan samaan aikaan pöydälle, saadaan realistinen kuva kehittämistyön tarpeista ja reunaehdoista.


Alta löydät esimerkkikysymyksiä ja -vaihtoehtoja harjoituksen tueksi. Voit tehdä vapaasti omia lisäyksiä. Koska raja strategisen ja operatiivisen HR:n välillä on häilyvä ja organisaatiokohtainen, näkyvillä on myös HR:n perustehtäviin liittyviä käytäntöjä. 

Jos tuntuu, että ajankohtaisia asioita on paljon, poimi mukaan rohkeasti kaikki olennaiselta tuntuva – priorisointia tehdään seuraavissa vaiheissa. Voit halutessasi pohtia myös sisäisen viestinnän käytäntöjä.

Tämän tarinan asiakasorganisaation kanssa tunnistetut haasteet on alla olevassa listassa alleviivattu.

Mitkä HR:n strategiset käytännöt kaipaavat kehittämistä?

Kehityskeskustelut, esihenkilötyön kehittäminen, henkilöstökyselyt, muutosjohtaminen, tiimin osaamisen kehittäminen, tavoitekeskustelut, palkitseminen, kulttuuri, ilmapiiri, työntekijäkokemuksen kehittäminen, raportointi johdolle, johtoryhmätoiminnan kehittäminen, työnantajabrändin kehittäminen, osaamisen kehittäminen, esihenkilövalmennukset…

Mitkä HR:n operatiiviset käytännöt kaipaavat kehittämistä?

Työsuhteen aloitus ja lopetus, työsuhteen elinkaari, palkka, rekrytointi, työterveys, HR-järjestelmien ylläpito, henkilöstökäsikirjat, työhyvinvointi, työsuojeluasiat, vakuutukset, esihenkilöiden tukeminen arjessa, tietoturva-asiat (GDPR), etuudet, lakisääteiset asiat…

Millaisia tärkeitä tulevia tapaamisia ja tapahtumia on tiedossa?

Lomakaudet, henkilöstöinfot, kuukausi-infot, kehityspäivät, kesäjuhlat, pikkujoulut, johdon strategiapäivät, esihenkilöpäivät…

Millaisia työkaluja ja järjestelmiä on käytössä?

HR-järjestelmä, intra, oppimisympäristö, kyselytyökalut, pulssi…

Millaisia muutoksia on tulossa muilla organisaation alueilla?

Fuusiot ja yrityskaupat, kansainvälistyminen, organisaatiorakenteen päivitys, avainhenkilöiden vaihdokset, henkilöstömuutokset, uuden järjestelmän käyttöönotto, strategian uudistaminen, valmentava johtaminen, uuden järjestelmän hankinta, strategian toimeenpano, ketteröittäminen, toimitilauudistus, sisäisen viestinnän kehittäminen, YT-neuvottelut, johtamismallin uudistaminen, hybridityön kehittäminen, kulttuurin kehittäminen…

BONUS: Millaisia sisäisen viestinnän käytäntöjä teillä on?

Vastuut, välineet, kanavat, ympäristöt, keskustelufoorumit, avainhenkilöt... 

2. Valitse kehitettävä teema

Koska HR:n vastuulla on paljon asioita, ensimmäisessä vaiheessa esiin nousseiden asioiden lista on varmasti pitkä. Ja se ei haittaa! 

On selvää, että kaikkea ei voi ottaa työn alle samanaikaisesti. Se ei silti tarkoita, että kehittämistyö pitää palastella siiloihin.


Toisen vaiheen tärkein anti on keskustella yhdessä, miten tiimissä nähdään kehittettävien asioiden tärkeysjärjestys ja mikä teema valitaan tärkeimmäksi kehittämiskohteeksi:

  • Mikä teema kaipaa kipeimmin muutosta? 
  • Mitä muita teemoja olisi tärkeä edistää? 
  • Mitä yhtymäkohtia teemoilla on keskenään? 
  • Mitä rajataan tietoisesti pois?

Joskus prioriteetit ovat selvät alusta alkaen. Joskus taas keskustelujen kautta oivalletaan, että perimmäisiä tavoitteita kohti kannattaakin lähteä eri reittiä kuin alunperin suunniteltiin. 


Esimerkiksi, jos alkuperäinen tarve on kehittää henkilöstön heikkoa työhyvinvointia, voidaan ongelman taustalta oivaltaa juurisyy heikoista projektinhallintataidoista. Näin onkin viisasta keskittää resurssit hyvinvointihankkeen sijaan projektiosaamiseen. Kun kehittämistyön edetessä saadaan lisää dataa, voidaan painopistealueita muuttaa tilanteen mukaan.

Tämän tarinan asiakkaamme kanssa teimme valinnan seuraavista vaihtoehdoista, mukaillen Guidin-alustan tarjoamia teemoja:

  • Työntekijäkokemuksen kehittäminen
  • Osaamisen kehittäminen
  • Esihenkilöiden osaamisen kehittäminen
  • Hyvinvoinnin kehittäminen
  • Tiimityön kehittäminen

Alkuperäinen tarve osaamisen kartoittamiseen oli selvä, ja se pysyikin kehittämistyön lähtökohtana. Koska osaamisen kehittämisen polku tulee sisältämään esihenkilön vetämiä keskusteluja tiimien ja yksittäisten ihmisten kanssa, asetimme tavoitteeksi kehittää saman hankkeen aikana myös esihenkilöiden valmentavan johtamisen taitoja. Pelkkien koulutusten sijaan halusimme tarjota esihenkilöille käytännön harjoittelua arjen aidoissa tilanteissa.

3. Aseta vuosikellon raamit  

Kolmannessa vaiheessa päästään viimein itse vuosikellon pariin. Koska kehittämistyö ei tapahdu tyhjiössä, ensin hahmotetaan konkteksti: vuosikellolle sijoitetaan kaikki ensimmäisessä vaiheessa tunnistetut tapahtumat, vuosittaiset käytännöt, muutokset ja muut organisaatiossa meneillään olevat asiat. 

Tarinamme asiakkaan kanssa ajankohtaisia aiheita olivat mm. uuden strategian julkaisu alkuvuodesta, kevään esihenkilöpäivät ja johdon kehityspäivät ennen kesälomia. Kehityskeskustelut oli tapana käydä syksyisin. Syksyllä oli alkamassa myös uuden intran käyttöönottoprojekti. Strategiapäivät oli suunniteltu pidettäväksi loppuvuodesta. 

4. Vaiheista kehittämistyö vuosikelloon

Lopulta päästään palastelemaan itse kehittämistyötä vuosikellolle. Asiakkaamme kanssa tavoitteena oli vaiheistaa osaamisen kehittämisen toimet niin, että ne sijoittuvat johdonmukaiseksi ja realistiseksi kokonaisuudeksi vuosikellolle jo sijoitettujen muutosten ja tapahtumien kanssa.

Kokonaisvaltaisen vuosikellosuunnittelun ja avoimen yhteistyön ansiosta saimme edistettyä useita eri kehittämistavoitteita rinnakkain.

Valmisteluvaihe

Kehittämistyö aloitettiin HR-vuosikellotyöpajalla. Vuosikello toimi samalla projektisuunnitelmana.

Strategian taidottaminen

Osaamiskyselyssä kartoitettavat osa-alueet suunniteltiin yhdessä johdon kanssa. Painopiste haluttiin tulevaisuuden tarpeiden ennakointiin. Tunnistettiin ja määriteltiin strategiaa tukevia taitoja.

Taitojen sanoittaminen

Johdon kanssa määritellyt strategiset taidot sanoitettiin esihenkilöiden ja tiiminvetäjien kanssa niin, että ne ovat selkeitä henkilöstön arjen työn kannalta.

Tuen ja palveluiden rakentaminen taitojen kehittämisen tueksi

Asiakas toivoi, että kun henkilöstö reflektoi määriteltyjä taitoja, jokainen saisi välittömästi Guidinista yksilöllisiä palvelusuosituksia omien tulostensa pohjalta. Päädyimme asiakkaan kanssa tuomaan vanhassa intranetissä olevaa oppimismateriaalia Guidiniin. Samalla uuden intranetin kehittämistyöhössä kirkastui, että jatkossa kaikki oppimiseen liittyvät materiaalit tuodaan intran sijaan Guidiniin. Jotta käyttöönotto sujuisi mahdollisimman ketterästi eikä resursseja käytetä arvailun perusteella, päätimme kehittää uusia palveluita vasta sitten, kun osaamiskartoituksen data on tuottanut ymmärrystä, mihin osa-alueisiin tukea todella tarvitaan.

Guidin-alustan käyttöönotto ja kyselyiden luonti

Sovimme asiakkaan kanssa, että Guidin-tiimi ottaa vastuun tästä ja asiakkaan HR saa keskittyä olennaiseen.

Viestintää ja valmennusta

Kevään esihenkilöpäivät valjastettiin tulevasta osaamiskartoituksesta viestimiseen ja valmentavan johtamisen tukemiseen. Esihenkilöiden kanssa harjoiteltiin konkreettisesti, miten oman tiimin dataa tulkitaan ja miten tuloksista keskustellaan valmentavalla otteella.

Kesälomat

Lomakausi yllättää aina, joten siihen haluttiin varautua ennalta. Valmistelimme huolellisesti, että esihenkilöillä olisi tarvittava osaaminen, kun osaamis- ja kehityskeskustelut lomien jälkeen käynnistyivät. Huolehdimme, että HR-tiimin resurssit syksyn osaamisen kehittämisen ja intraprojektin suhteen jakautuvat realistisesti.

Tulosten hyödyntäminen tiimeissä ja kehityskeskusteluissa

Koska Guidin ei ole perinteinen kyselytyökalu, osaamiskartoituksen data ja valmiiksi sanoitetut tulosten tulkinnat tarjotaan suoraan yksilöille ja esihenkilöille. Työkalu toimi esihenkilöille konkreettisena tukena harjoitella valmentavan johtamisen taitoja: tiimiläisten tulosnäkymät muodostivat pohjan rakentavien ja aidosti yksilöllisten keskustelun käymiselle. Alustalle tuodut palvelut auttoivat esihenkilöitä tarjoamaan tiimiläisten tarpeisiin sopivaa tukea välittömästi.

Tulosten hyödyntäminen HR:ssä ja johdossa

HR-tiimin ja johdon työpajoissa katsottiin isoa kuvaa. Henkilöstön reflektointien tuottama data (osaamisen taitotaso, kiinnostus taidon kehittämiseen ja kokemus taidon oleellisuudesta omassa roolissa) tarjosi johdolle ja HR:lle monipuolisen pohjan suunnata tulevat toimenpiteet oikeisiin asioihin. Myös rekrytoinnin tueksi saatiin laadukasta dataa organisaation osaamistarpeista.

Tukea ja tehoa HR-kehittämiseen

Tässä blogissa pyrin erään asiakkaamme tarinan kautta kuvaamaan, miten HR-kehittämistyötä voidaan suunnitella kokonaisvaltaisen vuosikellon avulla. Toivon, että kirjoituksesta oli iloa ja sen avulla voidaan saavuttaa parempia tuloksia työyhteisössä ja tuoda samalla hallinnan tunnetta HR:n työhön.

Uskon, että aika on arvokkainta mitä meillä ihmisinä on. Siksi sitä on hyvä käyttää viisaasti.


Haluaisitko sinä lisätä tehokkuutta ja tarkoituksenmukaisuutta oman organisaatiosi kehittämistyöhön? Ota yhteyttä, niin jutellaan, millainen vuosikello voisi palvella teitä.
Halutessasi otamme vastuun koko projektista ja annamme sinun keskittyä olennaiseen. 

Author Image
Salli KunnariAsiakkuudet ja asiakastuki050 374 1413

Mikä Guidin?

Guidinin avulla johdat osaamista, hyvinvointia ja työntekijäkokemusta modernilla tavalla ja autat yksilöitä ja tiimejä onnistumaan arjessa.

Etusivulle

Lue myös

Feature image

Miksi HR:llä on aina kiire?

14.9.2022

HR-ammattilaisten arki on kiireistä, mutta kenenpä ei tänä päivänä olisi. Omintakeista juuri HR:n kiireestä tekee kuitenkin sen paradoksaalisuus. Kun meillä on kiire auttaa ihmisiä, emme ehdi kehittämään sellaisia käytäntöjä, jotka auttaisivat ihmisiä ratkomaan ja ennaltaehkäisemään ongelmia itse.

Johtaminen
Feature image

Voiko teknologia tukea parempaa johtamista?

18.5.2022

Guidinin tuotekehitystä on alusta asti johtanut kaksi ydinperiaatetta: itseohjautuvuuden tukeminen ja valmentavan johtamisen viitekehys. Millaisina ominaisuuksina ne näyttäytyvät ja miten näiden ominaisuuksien avulla voidaan tukea parempaa johtamista?

JohtaminenDataTeknologia
Feature image

Valmentava johtaminen – teoriasta tiimien arkeen

12.4.2022

Miten viedä valmentava johtaminen arjen tasolle, tukea uudenlaista tiimityötä ja auttaa esihenkilöiden omaa kehittymistä ja jaksamista? Uskomme, että tehokkaimmillaan muutos on, kun yhdistetään valmentava ote, käytännön keinot ja esihenkilön oman kehittymisen tuki.

Johtaminen

Kiihdytä kohti tulevaisuuden työelämää

Ota yhteyttä